Pourquoi la trésorerie est souvent le talon d’Achille des agences digitales
On parle beaucoup de lead generation, de taux de conversion ou d’optimisation du ROAS dans une agence digitale. Et pourtant, ce ne sont pas ces KPIs qui plantent les structures les plus prometteuses : c’est la trésorerie. Une erreur dans la gestion des flux de trésorerie, et c’est tout l’édifice qui vacille, peu importe les marges. C’est d’autant plus vrai dans un secteur où les revenus sont fluctuants et les délais de paiement parfois… créatifs.
Une agence digitale, par nature, vend du temps et de l’expertise. La production n’est pas toujours linéaire, les clients peuvent bloquer un projet pendant des semaines, et la facturation est souvent mensuelle, voire retardée jusqu’à la finalisation du projet. Résultat : les liquidités s’évaporent beaucoup plus rapidement qu’on ne le pense.
Dans cet article, je partage des méthodes concrètes pour piloter votre trésorerie comme un pro — même si vos compétences de base relèvent plus du suivi de campagne Meta que du tableau Excel.
Anticiper, prévoir, modéliser : le trio gagnant
La première erreur des agences ? Gouverner à vue. Savoir combien vous avez en banque aujourd’hui est utile, mais insuffisant. Vous devez savoir combien vous aurez dans 30, 60, 90 jours. Et ça, ça passe par un plan de trésorerie glissant.
Mon outil préféré ? Google Sheets, tout simplement.
Voici les éléments à inclure dans votre plan :
- Entrées prévues : nouvelles factures, abonnements mensuels, remises commerciales, etc.
- Sorties incontournables : salaires, cotisations sociales, loyer, licences logicielles.
- Sorties variables : partenaires freelance, achats ponctuels, déplacements, etc.
Mettez à jour ce plan chaque semaine. Oui, chaque semaine. C’est le seul moyen fiable de détecter un trou de trésorerie à venir et d’agir en amont, plutôt qu’en panique à J-2 du paiement des salaires.
Astuce : utilisez des codes couleur : vert pour les entrées certaines, orange pour les estimées, rouge pour les à risque. Visuellement, cela vous aide à prendre des décisions plus rapidement.
Facturation proactive : accélérez les flux, pas juste la prod
Dans pas mal d’agences, le processus de facturation est bricolé. Une facture envoyée en fin de mois pour un projet commencé au début, un acompte oublié, un client relancé 4 fois… C’est typiquement le genre de friction qui saigne lentement votre cash.
Quelques règles simples :
- Exigez des acomptes. 30 % à la commande, 40 % en cours, 30 % à la livraison, par exemple. Ne commencez rien sans signature ET acompte. C’est non négociable.
- Facturez dès que possible, pas à la fin du mois. Si une phase est bouclée, facturez-la. Vos clients ne demandent pas leur salaire une fois par an, vous non plus.
- Systèmez vos relances. Utilisez un outil de comptabilité ou un CRM pour automatiser la relance des retards de paiement (Wave, QuickBooks, Teamleader…).
Un exemple concret : dans une petite agence SEO à Namur que j’ai accompagnée, la simple mise en place d’un CRM avec une séquence automatisée d’e-mails de relance a réduit les délais moyens de paiement de 48 jours à 25 jours — résultat, 18 000€ de liquidités gagnés en 3 mois.
Salaire du fondateur : priorité ou variable d’ajustement ?
Dans beaucoup d’agences en phase de croissance, le fondateur passe en dernier en matière de rémunération. Mauvais réflexe. Cela engendre de la frustration… et nuit à votre motivation sur la durée.
Mon conseil : budgétisez votre rémunération comme une charge fixe, dès la constitution de votre plan de trésorerie. Ne vous payez pas “avec ce qui reste”.
Si vous voulez être flexible, privilégiez une base fixe et une part variable indexée sur les résultats mensuels ou trimestriels (EBITDA, marge brute, etc.). Mais en aucun cas votre salaire ne doit être un bruit de fond. Vous êtes un poste de coût légitime.
Freelances : coût invisible si mal gérés
Les freelances sont une bénédiction pour la flexibilité. Mais ils peuvent aussi être un gouffre si on ne prévoit rien.
Il est impératif de maîtriser vos engagements :
- Formalisez vos collaborations dans des contrats cadencés (par projet ou mois), pas à l’heure flottante.
- Prévoyez les paiements par phase de livraison, comme pour un client.
- Intégrez leurs paiements dans la planification de trésorerie dès la signature du projet.
À titre illustratif, une agence UX à Liège m’a contacté après s’être retrouvée avec 25 000€ de factures freelances impayables en moins de 60 jours, sur des projets qui n’avaient pas encore été facturés côté client. Un trou temporaire pourtant prévisible — et évitable.
Réserves de sécurité : le coussin indispensable
Créer une réserve de sécurité revient à bâtir une digue face aux imprévus : projet annulé, client qui disparaît, malade longue durée dans l’équipe… Il en faut une.
Le minimum syndical : 3 mois de charges fixes, idéalement 6. Cela ne se constitue pas en 2 semaines, mais commencez dès que votre trésorerie le permet :
- Séparez physiquement cette réserve sur un autre compte (livret pro, compte secondaire…)
- Mettez en place une épargne automatique mensuelle (ex. : 5 % de chaque recette encaissée)
Ce n’est pas un luxe. C’est une bouée. Et devinez à qui les banques font confiance pour un prêt ou une ligne de crédit ? Aux agences qui savent se payer un coussin.
Outils et automatisation : les bons leviers cash
Je sais que vous êtes familiers des outils, mais encore faut-il intégrer ceux qui sauvent la trésorerie. Voici une shortlist que je recommande régulièrement :
- Agicap : outil spécialisé dans la gestion de trésorerie avec synchronisation bancaire et prévisions dynamiques.
- Teamleader : CRM + gestion projet intégrée, avec facturation et suivi des paiements.
- Pennylane : solution française combinant compta, prévisionnel, et gestion bancaire.
- Stripe + Zapier : pour automatiser l’encaissement et la gestion d’abonnements (très utile pour les agences SaaS ou en modèle récurrent).
Un seul mot d’ordre : centralisez les données financières, évitez les doubles saisies, et utilisez des alertes intelligentes (notamment par e-mail ou Slack) pour ne jamais rater un impayé ou un décaissement majeur à venir.
Une approche équilibrée entre croissance et stabilité
Vouloir croître vite est légitime. Multiplier les clients, embaucher, investir dans du SEO ou du paid… Mais attention : la croissance mal maîtrisée est une mangeuse de cash. Chaque nouvel euro de chiffre d’affaires doit produire de la marge… et ne pas épuiser votre trésorerie plus vite qu’il ne la nourrit.
Ma recommandation : validez chaque investissement avec un prisme à 3 filtres :
- Impact court terme sur la trésorerie : combien cela coûte, aujourd’hui + dans 30 jours ?
- Retour sur 6 mois : gain réel en productivité / revenu / positionnement ?
- Scénario pessimiste : si le retour attendu n’arrive pas, est-ce que je tiens la route 3 mois ?
Ce n’est pas du pessimisme. C’est de l’anticipation. Et c’est ce qui distingue les agences qui durent de celles qui stagnent ou s’effondrent dès la première turbulence.
Les fondamentaux restent… fondamentaux
Gérer la trésorerie de votre agence n’a rien de glamour, mais c’est vital. Ce n’est pas un sujet réservé à votre comptable ou au moment du bilan annuel. C’est un indicateur business à part entière. Un fondateur qui pilote sa trésorerie avec rigueur peut encaisser des chocs, investir au bon moment, rassurer ses collaborateurs et inspirer confiance à ses partenaires bancaires.
Commencez petit : un modèle Google Sheets, une relance automatisée, un plan de charge mieux structuré. Chaque action compte. Et surtout, n’attendez pas la prochaine urgence pour réagir. La trésorerie aime les gens prévoyants.
Gardez cette règle simple en tête : ce n’est pas ce que vous facturez qui compte — c’est ce que vous encaissez, et quand.
C’est là que se joue, très concrètement, la survie et la croissance de votre agence digitale.
